Rakennus- ja ympäristöjaosto
Pöytäkirja 09.02.2023/Pykälä 5

Rakennus- ja ympäristöjaosto 09.02.2023 § 5  

8/00.01.02/2023  

Valmistelu/lisätiedot

Beredare/tilläginformation Palvelualuejohtaja Esko Halmesmäki, puh. 0400 775 527 tai etu nimi. sukunimi@askola.fi/ Serviceområdesdirektör Esko Halmesmäki, tfn 0400 775 527 eller fornamn.efternamn@askola.fi

Askolan kunnan hallintosäännön 131 §:n mukaan Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Rakennus- ja ympäristö jaoston kokouksiin valmisteltavien asioiden vaatiman ajan suunnittelussa on hyvä alustavasti sopia kokousajankohdat. Alustavat kokousajankohdat ilmoitetaan myös asiakkaille ja tiedotetaan ajankohta koska valmistelumateriaali tulee olla lautakunnan valmisteluun valmiina.

Jaostoon esitettävä valmistelumateriaali tulee olla valmisteltuna ennen ko-kousajankohtaa noin 15 vuorokautta ennen varsinaista kokousajankohtaa. Jaoston kokouksen esityslista esitetään suomeksi ja ruotsiksi.

Valmistelumateriaali tulisi olla valmistelijalla esitettynä viimeistään 17 vuorokautta ennen kokousajankohtaa niin, että valmistelija ehtii asian valmistella kokoukseen.

Alustavien kokousajankohtien ilmoittaminen on hyvä myös ilmoittaa asiakkaille, mutta ehdolla, että aikautuluun voi tulla myös muutoksia.

Enligt 131 § i Askola kommuns förvaltningsstadga beslutar organ sina mötestider och platser. Ett sammanträde hålls också när organets ordförande anser det vara påkallat eller om en majoritet av ledamöterna i organet gör en framställning till ordföranden om att ett sammanträde ska hållas för behandling av ett angivet ärende. Ordföranden bestämmer då när sammanträdet hålls. Ordföranden kan av grundad anledning inställa ett sammanträde.

Vid planeringen av den tid som krävs för beredning av ärenden som ska behandlas vid byggnads- och miljösektionens möten är det bra att preliminärt komma överens om mötestidpunkterna. De preliminära mötestidpunkterna meddelas också kunderna och man informerar om tidpunkten då beredningsmaterialet ska vara färdigt för nämndens beredning.

Beredningsmaterialet som ska beredas för sektionen ska vara färdigt cirka 15 dygn före den egentliga mötestidpunkten. Föredragningslistan för sektionens möte presenteras på finska och svenska.

Beredningsmaterialet borde vara berett hos beredaren senast 17 dygn före mötestidpunkt så att beredaren hinner förbereda ärendet för mötet.

Det är också bra att meddela kunderna om preliminära mötestidpunkter, dock med villkoret att tidtabellen kan ändras.

Esittelijä/ Föredragande palvelualuejohtaja, elinympäristö Esko Halmesmäki

Päätösehdotus/

Beslutförslag Rakennus- ja ympäristö jaoston alustavat kokousajankohdat vuodelle 2023 ovat seuraavat:
Torstai 9.2.2023
Torstai 16.3.2023
Torstai 27.4.2023
Torstai 8.6.2023
Torstai 17.8.2023
Torstai 28.9.2023
Torstai 26.10.2023
Torstai 23.11.2023
Torstai 14.12.2023

Kokoukset pidetään Askolan kunnantalolla ja kokouspaikka voidaan myös tarvittaessa muuttaa ennen kokouskutsun lähettämistä. Kokouspaikka voidaan myös muuttaa kokouskutsun jälkeen, mikäli alustavaa kokouspaikka ei voida kokoukseen käyttää ja silloin kokouspaikan muutos lähetetään kaikille osallistujille sähköpostilla ja tiedotetaan puhelinsoitolla. Erityisestä syystä voidaan järjestää hypridikokous ja kokouksiin voi osallistua myös Teams kokouksena.

De preliminära mötesdatumen för byggnads- och miljösektionen år 2023 är följande:
Torsdag 9.2.2023
Torsdag 16.3.2023
Torsdag 27.4.2023
Torsdag 8.6.2023
Torsdag 17.8.2023
Torsdag 28.9.2023
Torsdag 26.10.2023
Torsdag 23.11.2023
Torsdag 14.12.2023

Möten hålls i kommunhuset i Askola och mötesplatsen kan också vid behov flyttas före möteskallelsens utskickande. Mötesplatsen kan flyttas också efter utskickad möteskallelse om inte preliminär mötesplats kan användas för mötet. Därvid skickas mötesplatsens förändring till alla deltagare via e-post och informeras per telefon. Av en speciell anledning kan ett hybridmöte ordnas. Det är också möjligt att delta i mötet på Teams.

Päätös/ Beslut Hyväksyttiin päätösehtotuksen mukaisesti.
Godkändes enligt beslutsförslag.

Täytäntöönpano