Kunnanhallitus
Pöytäkirja 22.01.2025/Pykälä 14

Kunnanhallitus 22.01.2025 § 14  

167/00.01.02/2023  

Valmistelu/lisätiedot hallitojohtaja Tuija Saloranta, puh. 040 719 5069, etunimi.sukunimi@askola.fi

Valtuutettu Anna-Mari Eloranta on jättänyt 14.11.2024 valtuustoaloitteen Kunnan sähköisen kokousohjelman uusimisesta.

Aloitteessa esitetään, että kunnan sähköinen kokousohjelma tulisi uusia sellaiseksi ettei äänestyksen aikana pystyisi näkemään äänestystilannetta.

Aloite kokonaisuudessaan on esityslistan oheismateriaalina.

Askolan kunnassa on käytössä Innofactorin Dynasty 10 asianhallintajärjestelmä, johon kuuluu yhtenä osana myös kokoushallinta. Tämän lisäksi sähköinen kokoushallinta on yksi osa em tuoteperhettä. Kyseessä on ns valmisohjelmisto, jonka ominaisuuksiin kunta pystyy vain esittämään toiveita, mutta ei pysty itse muuttamaan ominaisuuksia. Kyseinen kokoushallinta on käytössä monessa muussakin kunnassa, jossa käytetään Dynasty asianhallintajärjestelmää.

Ennen sähköistä kokoushallintaa yleisesti äänestykset suoritettiin nimenhuutoäänestyksenä. Silloin jokainen sanoi ääneen, että äänestääkö JAA, EI vai TYHJÄÄ. Myös silloin loppupään äänestäjät pystyivät laskemaan äänestystilanteen ja halutessaan mainipuoimaan.

Cloud Meeting eli sähköinen kokoushallintajärjestelmä toimii saumattomasti yhdessä Innofactor Dynasty tiedon- ja asianhallinta-ratkaisun parina. Esityslistat tuotetaan Dynastyssa ja julkaistaan CloudMeeting sähköiseen kokoukseen, jossa kokousosallistujat voivat mm. kommentoida listan asioita ja keskustella sähköisesti muiden osallistujien kanssa ennen kokousta tai sen aikana. Kun kokous on pidetty, tehdyt päätökset ja esim. äänestysraportit siirtyvät helposti takaisin Dynastyyn, jossa tuotetaan pöytäkirja. Sähköisen kokoushallinnan vaihtaminen johonkin muuhun eri tuoteperheen ohjelmaan tuskin tulisi olemaan yhtä sujuvaa.

Hallintojohtaja tulee lähettämään Innofactorille toiveen siitä, että sähköisen kokoushallinnan äänestysominaisuuksiin lisätään toiminto, että muut äänestäjät eivät voisi nähdä annettuja ääniä ennen kuin kokouksen sihteeri on äänestyksen päättänyt.

Esittelijä Kunnanjohtaja Annu Räsänen

Päätösehdotus Kunnanhallitus antaa esittelytekstissä olevan vastauksen valtuustoaloitteeseen.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Täytäntöönpano aloitteen jättänyt