Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.12.2025/Pykälä 309

Kunnanhallitus 16.12.2025 § 309  

28/00.01.02/2025  

Valmistelu/lisätiedot kunnanjohtaja Annu Räsänen, puh. 040 7109 045, etunimi.sukunimi@askola.fi

Valtuuston kokouksessa 1.9.2025  jätettiin valtuustoaloite tekoälyavustajan käyttöönotosta Askolan kunnassa.

Aloitteessa mainitaan, että tiedon löytäminen, käsittely ja analysointi ovat erittäin aikaa vieviä tehtäviä. Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden aikaa kuluu huomattavat määrät tiedon ja mm. kokouspöytäkirjojen, päätösten, ohjeiden ja talousdokumenttien etsimiseen. Tämä hidastaa asioiden valmistelua, päätöksentekoa ja aiheuttaa päällekkäistä työtä. Toisin sanoen resurssien hukkaan heittoa. Nykyisin on mahdollista helposti, nopeasti ja edullisesti ottaa käyttöön tekoälyyn perustuva digitaalinen avustaja. Digitaalinen avustaja hyödyntää kaikkia kunnan digitaalisia asiakirjoja ja antaa käyttäjälle vastauksena oikean totuuden selkokielisesti kysymykseen kuin kysymykseen muutamassa sekunnissa ja aina viitaten lähdedokumenttiin. Avustaja on jokaisen kunnan työntekijän ja luottamushenkilön käytettävissä 24/7.

Vastauksena valtuustoaloitteeseen Askolan kunta toteaa, että kunta ottaa jatkuvasti käyttöön uusia ohjelmia ja etsii aktiivisesti keinoja hyödyntää tekoälyä kunnan toiminnassa. Tekoäly toimii jo nyt monissa asioissa apuna, esimerkiksi kun etsimme tietoa julkisista pöytäkirjoista, päätöksistä ja tarkastelemme kunnan päätöksentekoon liittyvää lainsäädäntöä. Lisäksi hyvödynnämme tekoälyä osittain viestinnässä ja asiasisältötekstin tuottamisessa. Näin voimme nopeuttaa valmistelua ja parantaa päätöksenteon laatua.

Kunnan omat asiakirjat eivät ole vielä siinä määrin arkistoitu sähköiseen muotoon, että kaikki keskeinen asiakirja-aineisto olisi kattavasti ja helposti löydettävissä digitaalisena. Tämä asettaa rajoitteita tekoälyratkaisujen, esimerkiksi tekoälyavustan täysimääräiselle hyödyntämiselle. Digitalisaatio etenee kuitenkin kunnassa asteittain, ja kunta pyrkii resurssien puitteissa aina tehokkaampaan toimintamalliin, huomioiden henkilöstön taidot ja kyvyt.

Yhtenä esimerkkinä kunta hyödyntää docuwarea, joka on dokumenttien hallintajärjestelmä. Docuware mahdollistaa asiakirjojen sähköisen arkistoinnin, hakemisen ja hallinnan turvallisesti ja tehokkaasti. Sen avulla voidaan vähentää paperin käyttöä, nopeuttaa tiedon löytymistä ja parantaa prosessien läpinäkyvyyttä. Kunta pyrkii lisäämään myös muiden vastaavien järjestelmien käyttöä asteittain, jotta asiakirjahallinta ja tiedon saatavuus kehittyvät edelleen.

Tekoälyn käyttöä tullaan kehittämään osana kunnan digitalisaatiota ja toimintatapojen uudistamista.

Esittelijä Kunnanjohtaja Annu Räsänen

Päätösehdotus Kunnanhallitus antaa esittelytekstissä olevan vastauksen valtuustoaloitteeseen.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Täytäntöönpano aloitteen jättänyt