Kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 13.06.2022/Pykälä 20

Kunnanhallitus 02.03.2022 § 49 

Valmistelu/lisätiedot kunnanjohtaja Ilari Soosalu, puh. 040 7109 045 tai etunimi.sukunimi@askola.fi

Vuoden 2023 alusta Askolan kunnan toiminnasta sosiaali- ja terveystoimeen sekä pelastustoimeen liittyvät tehtävät tulevat siirtymään Itä-Uudenmaan Hyvinvointialueelle. Sitä ennen Uuden Askolan toiminta, organisaatio ja johtamisjärjestelmät tulee saattaa muutoksen vaatimalle tasolle. Vuosi 2022 onkin meille muutokseen valmistautumisen vuosi.

Kunnan johtoryhmä aloitti Uuden Askolan organisaation hahmottelun kehittämispäivänään helmikuussa. Valmistautumisen työ tulee käynnistymään maaliskuussa. Työ tulee saamaan tukea Hallintoakatemialta. Työn ohjausryhmä/projektiryhmänä toimii johtoryhmä, poliittisena ohjausryhmänä toimiin kunnanhallitus, valtuuston toimiessa sekä ohjaavana, että päättävänä elimenä. Tavoitteena on kesäkuun valtuusto, jossa uusi organisaatiorakenne hyväksytään ja sen jälkeinen työ voi alkaa.

Päävaiheet työsuunnitelmassa (alustava) ovat seuraavat:

1) Aloituspalaveri  maaliskuu, ohjausryhmä jory

2) Haastattelut 7-17.3., ryhmäpuheenjohtajat

3) Ohjausryhmien, jory ja KH, yhteiskokous 23/30.3.

4) KV-seminaari 11.4.

5) Ohjausryhmän, jory ja KH kokous, 13.4/4.5.

6) Ohjausryhmä jory, toukokuu

7) KH-kokous 25.5

8) KV-päätös 13.6

Tämän jälkeen hallintosäännön muutostyö sekä valmistautuminen syksyn talousarvion laadintaan voi alkaa.

Sisällöllisesti valmistelussa huomioitavia mm. seuraavia asioita/kysymyksiä:

. Strategisten tavoitteiden tukeminen

. Mitä säilyy mitä muuttuu? Organisaation toimivien rakenteiden säilyttäminen sekä tukipalvelut

. Työnjaon, toimintakulttuurin ja johtamisrakenteen kehittäminen

. Keiden kanssa yhteistyötä? Mallit muiden kuntien, valtion, Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ja muiden toimijoiden kanssa mm. terveyden ja hyvinvoinnin ja elinvoiman edistämisen osalta

. Henkilöstön osallistuminen, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen muutoksessa

Kunnanjohtaja antaa kokouksessa uudistuksen valmistelusta tilannekatsauksen.

Esittelijä Kunnanjohtaja Ilari Soosalu

Päätösehdotus Kunnanhallitus merkitsee katsauksen tiedoksi saaneensa.

Päätös Kokouksessa kunnanjohtaja teki täydennetyn päätösehdotuksen: -

Kunnanhallitus merkitsee katsauksen tiedoksi saaneensa ja hyväksyy työsuunnitelman aikataulun.

Hyväksyttiin täydennetyn päätösehdotuksen mukaisesti.

Kunnanhallitus 23.03.2022 § 68 

Kokouksessa käydään Hallintoakatemian Tuuli Tarukanteleen johdolla organisaatiomuutoksen rakennetta ja tilannetta läpi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Ilari Soosalu

Päätösehdotus Kunnanhallitus merkitsee organisaatiomuutoksen tilanteen tiedoksi saaneensa.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Merkitään pöytäkirjaan, että tekninen johtaja Esko Halmesmäki, sivistystoimenjohtaja Pirkko Hynninen, perusturvajohtaja Ilona Koskenniemi, elinvoimapäällikkö Heikki Pietarinen ja taloussuunnittelija Kaija-Leena Tuomisto olivat kokouksessa asiantuntijoina tämän pykälän käsittelyn aikana klo 16.07-16.58. Sanna Kurki poistui kokouksesta klo 16.57.

Kunnanhallitus 04.05.2022 § 111 

Kokouksessa käydään Hallintoakatemian Tuuli Tarukanteleen johdolla organisaatiomuutoksen rakennetta ja tilannetta läpi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Ilari Soosalu

Päätösehdotus Kunnanhallitus merkitsee organisaatiomuutoksen tilanteen tiedoksi saaneensa.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Merkitään pöytäkirjaan, että Tuuli Tarukannel Hallintoakatemiasta, tekninen johtaja Esko Halmesmäki, sivistystoimenjohtaja Pirkko Hynninen ja taloussuunnittelija Kaija-Leena Tuomisto olivat kokouksessa asiantuntijoina tämän pykälän käsittelyn aikana Teamsilla ja elinvoimapäällikkö Heikki Pietarinen paikan päällä klo 17.04-18.02.

Kunnanhallitus 25.05.2022 § 127 

Tärkein lähtökohtia organisaatio uudistukselle on tietenkin hyvinvointialueuudistus, joka astuu voimaan 1.1.2023. Tuolloin Itä-uudenmaan hyvinvointialue, muiden hyvinvointialueiden tavoin, aloittaa toimintansa.  Uudistuksen myötä kunnalta siirtyy sosiaali- ja terveystoimen sekä pelastustoimen järjestämisvastuu.

Samoin toimintansa aloittaa myös uuden Askolan organisaatio. Kunnan palveluorganisaatio tulee olemaan noin puolta pienempi henkilöstöltään ja tehtäviltään, säilyen kuitenkin vahvana paikallisena elinvoiman ja hyvinvoinnin palveluiden ja toimintojen järjestäjänä ja kehittäjänä. Myös TE-palveluiden siirtyminen vuoden 2024 alusta kuntien vastuulle tulee tuomaan oman ulottuvuutensa kunnan tulevaan toimintaan.

Tärkeimpinä tavoitteina Uuden Askolan organisaatiolle ovat mm. kuntalaiskeskeisyys, uudistetun strategian tavoitteiden mahdollistaminen ja tukeminen, ketterä toimintatapa, lakisääteisyys, yhteistoiminnallisuus, sujuvuus ja tehokkuus sekä vastaaminen tulevaisuuden toimintaympäristön haasteisiin. Tärkeää on myös, että uusi organisaatio on juuri meille hyvä, realistinen, toimiva ja eteenpäin vievä.

Uudessa organisaation perusrakenteessa voidaan nähdä paljon tuttuja ja hyvin toimivia rakenteita mutta myös uutta ajattelua. Yllä mainitut tavoitteet näyttäytyvät mm. siten, että elinvoima ja hyvinvointi nähdään kaiken kunnan toiminnan läpiluotaavina tekijöinä ja työryhminä ja tulevat sijoittautumaan demokratia ja toimivuus palvelualueelle. Tämä palvelualue tulee nähdä enemmänkin tulevaisuuden toimivien rakenteiden mahdollistavan lisäarvon tuottajana kuin perinteisenä hallinnon toteuttajana.

Elinympäristö palvelualue rakentuu nimensä mukaisesti kunnan elinympäristön toimivuuden varmistamisesta ja kehittämisestä, sisältäen paljon aikaisempia toimivia rakenteita mutta myös teknisen toimen uusiutuvan toimintatavan tuomia huomioita. Rakennus- ja ympäristö palvelualue on tässä omana osanaan mutta millaiseksi tulevaisuus tältä osin näyttäytyy ei vielä ole tiedossa. Osaaminen ja elämänlaatu palvelualue vastaa sisällöllisesti hyvin pitkälle tämän hetken sivistystoimen organisaation rakennetta.

Kuntaorganisaatio törmää usein haastaviin ongelmin, joihin tarvitaan ehkä nopeastikin tekijöitä kokoon miettimään monialaisesti ratkaisua tai etenemistapaa. Tähän ongelmaan on yhtenä uutena elementtinä organisaatiorakenteeseen hahmoteltu Ratkaisukeskus ajattelua. Tässä periaatteena on ollut se havainto ja kysymys, että tuleeko meidän henkilöstön osaaminen varmasti hyvin hyödynnettyä ja saako meillä osaaminen loistaa. Toki meillä on tähänkin asti ongelmia ratkaistu ja etenemistapa löydetty mutta tässä olisi ajatuksena osaamispankin rakentaminen ja ensi vaiheessa kunnan henkilöstöön keskittyvä toimintatavan kehittäminen. Jatkossa ehkä myös laajemman kehän mukaan ottaminen luottamushenkilöiden ja kuntalaisten osaamista ja osallistamista hyödyntäen ja yhteisöllisyyttä kasvattaen.

Kunnassamme on toiminta perustunut hyvin pitkälle lakisääteisten tehtävien järjestämiseen. Talouden sopeuttamisohjelman myötä on lähihistoriassa tehtäviä ja toimintoja sopeutettu vastaamaan paremmin tulopohjaa. 

Organisaatiouudistusta on valmisteltu seuraavan aikataulun ja toiminnan kautta. Lisäksi on haastateltu ryhmien puheenjohtajat sekä tehty kysely henkilöstölle.

1) Aloituspalaveri  maaliskuu, ohjausryhmä jory

2) Haastattelut 7-17.3., ryhmäpuheenjohtajat

3) Ohjausryhmien, jory ja KH, yhteiskokous 23/30.3.

4) KV-seminaari 11.4.

5) Ohjausryhmän, jory ja KH kokous, 13.4/4.5.

6) Ohjausryhmä jory, toukokuu

6) KV-seminaari 10.5

8) KH-kokous 25.5

9) KV-päätös 13.6

Valtuuston tulee päättää nyt ensi vaiheessa kunnan Palvelualueet tehtäväalueineen ja luottamushenkilöorganisaatio, jonka jälkeen voidaan edetä vastuualue, vastuuyksikkö ja kustannuspaikka tasolle sekä hallintosäännön päivittämiseen. Tähän on liitteeksi laitettu uuden organisaation tarkempi rakenne selventämään kokonaisuutta ja niiden osia. Rakenne muodostuu palvelualueista, tehtäväalueista, vastuualueista, vastuuyksiköistä sekä alimpana tasona kustannuspaikoista (ei otettuna tähän liitteeseen).

Esittelijä Kunnanjohtaja Ilari Soosalu

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi uuden Askolan organisaatiorakenteen. Hyväksyttäväksi esitetty organisaatio sisältää luottamushenkilörakenteen, palvelu- sekä tehtäväalueet.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Merkitään pöytäkirjaan, että taloussuunnittelija Kaija-Leena Tuomisto oli kokouksessa asiantuntijana tämän pykälän käsittelyn aikana klo 17.07 - 17.23.
Merkitään pöytäkirjaan, että Sanna Kurki poistui kokouksesta klo 17.24.

Kunnanvaltuusto 13.06.2022 § 20  

15/00.01.01/2022  

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi uuden Askolan organisaatiorakenteen. Hyväksyttäväksi esitetty organisaatio sisältää luottamushenkilörakenteen, palvelu- sekä tehtäväalueet. 

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.